2020/21
KONTAKTER > Mødereferater
Referat St. Lyngby IF´s Venners bestyrelsesmøde
onsdag den 7. juli 2021 kl. 18.00.
Fremmødt: Anders, Michael, Elith, Jan, Lars F, Henrik,
Afbud: Jens, Lars H, Andreas,
Ansøgninger:
-
Meddelelser fra kasseren:
-
Loppemarked:
Det skal undersøges om vi skal kræve Coronapas.
Der er bestilt telte.
LF skriver til alle bodformand – straks.
LF søger om tilladelse til at sætte skilte op.
Anders har fået indkøbslister til mad/drikke og arbejder videre på processen.
Der skal bestilles mad til hjælperne.
Elith bestiller køle-kapacitet og Toilette
minilæsser skal bestilles – Michael/Elith
Loppeannonce indrykke 14 dage før - LF
Loppekørsel og sortering:
Der blev kørt en del sofaer på genbrugspladsen i lørdags, så nu er der lidt plads i hallen igen.
Udlejning (telte/møbler/pølsevogn):
Øvrige aktiviteter/møder/punkter til drøftelse og/eller beslutning:
-
Eventuelt:
-
Næste møde:
Bestyrelsesmøde torsdag 2/9 2021 18:00 i klubhuset.
M.v.h.
Lars Folke
sekretær
Referat St. Lyngby IF´s Venners bestyrelsesmøde
onsdag den 28. april 2021 kl. 18.00.
Fremmødt: Jens, Anders, Michael, Elith, Jan, Lars F, Keld, Lars H,
Afbud: Andreas,
Ansøgninger:
-
Meddelelser fra kasseren:
2020 har været et dårligt år.
Det diskuteres om den gamle loppebil skal sælges.
Loppemarked:
Vi forventer at det vil være tilladt at afholde loppemarked i september.
De fleste omkostninger kan undgås hvis der aflyses mindst 3 uger før.
Vi arbejder hen imod at der kan afholdes loppemarked 26/9-21
Der skal ansøges om lån af hallen og pladsen – René L/Peter S ?
Loppekørsel og sortering:
Der bliver løbende ryddet op i loppehallen, de dårligste varer køres på genbrugspladsen.
Vi starter kørsel op 5/6 – Anders kalder ind
Annonce – vi tager heller ikke sofa – LF sørger for indrykning
Der bliver ikke noget opstartsmøde
Udlejning (telte/møbler/pølsevogn):
Alle telt-dele er talt op. Der mangler tagduge og evt. noget gulv – Michael bestiller
Næste udlejning 19/6
Øvrige aktiviteter/møder/punkter til drøftelse og/eller beslutning:
Generalforsamling onsdag 26. maj 2021 kl.19 – der indkaldes senest 2 uger før – LF indrykker annonce
Anders Andersen(G), Keld H. Olsen (ønsker ikke genvalg), Lars Folke(G)
Eventuelt:
-
Næste møde:
Bestyrelsesmøde 2.juni 2021 18:00 i klubhuset
M.v.h.
Lars Folke
sekretær
Referat St. Lyngby IF´s Venner ekstraordinært bestyrelsesmøde
onsdag den 4. november 2020 kl. 18.00.
Fremmødt: Jens, Anders, Michael, Elith, Jan, Lars F, Andreas, Keld,
Afbud: Lars H,
Ansøgninger:
Fodbold har søgt om 148.000 (har sidst søgt om 111.00 men har kun brugt 70.000)
Gymnastik har søgt om 80.000 (har sidst søgt om 94.00 men har kun brugt 60.000)
Det blev diskuteret hvad VENNER støtter. Der bliver ikke været noget overskud i Vennerne i år pga. aflyst loppemarked og Øko-dag.
Fordelingsmødet flyttes til d. 18. så hovedformanden kan deltage.
Meddelelser fra kasseren:
-
Loppemarked:
-
Loppekørsel og sortering:
Der bliver løbende ryddet op i loppehallen, de dårligste varer køres på genbrugspladsen.
Udlejning (telte/møbler/pølsevogn):
Alle telt-dele er talt op. De mangler tagduge og evt. noget gulv. Michael laver en plan.
Øvrige aktiviteter/møder/punkter til drøftelse og/eller beslutning:
Fordelingsmøde 18/11,
Eventuelt:
Der skal evt. lægges fliser om, i sidehallen for at den nye bil kan komme ind. Det behøver ikke være i år, men det skal avet til næste år.
Den røde bil skal sælges, den skulle kunne indbringe 23.000 ?
Næste møde:
18. november - Samarbejdsmøde m. Idrætsforeningen.
Bestyrelsesmøde 6.januar 2021
Generalforsamling 31. januar 2021
M.v.h.
Lars Folke
sekretær
Referat St. Lyngby IF´s Venner ekstraordinært bestyrelsesmøde
onsdag den 7. oktober 2020 kl. 18.00.
Fremmødt: Jens, Anders, Michael, Elith, Jan, Lars F, Andreas, Keld,
Afbud: Lars H,
Meddelelser fra kasseren (økonomi/ansøgninger):
Nordea har meddelt at prisen på at have en foreningskonto er 1000 pr. år + 0,6% af indestående.
Bambora har henvendt sig vdr. dankortautomaten, vi indgår leasing aftale til 149 kr/md, mod 3200 kr. pr. år i dag
Loppemarked:
Loppehallen er fyldt med effekter, der kan ikke trænes denne vinter.
Vi mødes nogle dage i løbet af vinteren for at sortere de dårligst sofaer mm. fra. (Anders indkalder i app’en)
Loppekørsel og sortering:
Der er købt en ny bil m. Lift, der skal bestilles en ekstra genbrugspladsbillet.
Udlejning (telte/møbler/pølsevogn):
Der har i en enkelt weekend været lejet så meget telt ud at vi måtte have fat i de ældste og grimmeste teltduge. Vi skal have talt op, så vi ved hvor meget vi kan leje ud.
Vores biler må ikke køre i miljøzonen i København. Vi lejer derfor ikke telte ud der.
Øvrige aktiviteter/møder/punkter til drøftelse og/eller beslutning:
Der har været en forespørgsel om fibernet til klubben/Arresøhus, vil Venner støtte det med finansiering?
- Idrætsforeningen kan søge et konkret beløb, hvis det bliver til noget.
Eventuelt:
-
Næste møde:
4.november – behandling af ansøgninger
11.november - Samarbejdsmøde m. Idrætsforeningen hvis de kan.
M.v.h.
Lars Folke
Referat St. Lyngby IF´s Venner ekstraordinært bestyrelsesmøde
onsdag den 27. juli 2020 kl. 19.00.
Fremmødt: Jens, Anders, Michael, Elith, Jan, Lars H, Lars F,
Afbud: Andreas, Keld,
Meddelelser fra kasseren:
-
Telt udlejning:
Keld sender telt listen ud til bestyrelsen.
Loppemarked:
Det virker usandsynligt at et tillades at samle 3000 mennesker til loppemarked.
Det besluttes at der ikke afholdes loppemarked 24/9-20.
Lars skriver til bod-formænd at der ikke bliver til noget.
Jens ringer til Idrætsforeningens formand.
Jan skriver til afdelings-kassererne for at høre om der er planlagte investeringer.
Loppekørsel og sortering:
Annoncerne stoppes. (Lars)
Der køres efter de ting der allerede er ringet ind. Der køres som normalt 1/8.
Pølsevogn:
-
Øvrige punkter til drøftelse og/eller beslutning:
-
Eventuelt:
-
Næste møde: ??
Referat St. Lyngby IF´s Venner bestyrelsesmøde
onsdag den 17. juni 2020 kl. 18.00.
Fremmødt: Jens, Anders, Michael, Elith, Lars F., Jan, Andreas, Keld,
Afbud: Lars H,
Meddelelser fra kasseren:
Der er ikke noget nyt.
Investeringerne er kommet sig over Corona-krisen.
Telt udlejning:
Keld har opdateret listen, der er udlejninger fra 2/7 til 12/9.
Opsætning 1/7, Michael og Anders.
Loppekørsel og sortering:
Der er afleveret sedler til genbrugspladsen, så vi kan komme gratis ind med bilerne når mærkaterne kommer.
Vi fortsætter indsamlingen, selvom vi ikke ved om vi må holde loppemarked 27/9.
Loppemarked:
Vi afventer Mette F. og træffer beslutning på mødet i august.
Der mangler en formand i lamper mm. Jens taler med potentielle emner.
Der skal skrives til bodformænd så snart beslutningerne er truffet (Lars).
Pølsevogn:
Intet nyt.
Øvrige punkter til drøftelse og/eller beslutning:
Ål og flæsk plejer at være sidst i august. Sidste år var der ikke så mange deltagere - det udskydes pga. forsinket telt periode.
Eventuelt:
Der er ikke købt en ny bil, der er ind til videre kun blevet kigget på et par stykker.
Den orange er ved at være gammel.
Punkter til næste møde onsdag 19/8 2020 18:00:
Loppemarked eller ej.
M.v.h.
Lars Folke
Referat St. Lyngby IF´s Venner bestyrelsesmøde
onsdag den 13. maj 2020 kl. 18.00.
Fremmødt: Jens, Anders, Michael, Elith, Lars F., Lars H, Jan, Andreas,
Afbud: Keld
Meddelelser fra kasseren:
Hegnet mod den gule gård er repareret for 19700.
Der er ikke udbetalt nogle tilskud endnu, der har været lukket ned i alle afdelinger.
Den ene loppebil er synet.
Telt udlejning:
Der står et i Børnehaven. Det skal blive ståenden indtil videre.
Der er en udlejning 6.juni, til et bryllup i Annisse.
Teltene er godkendt, vi har endnu ikke fået certifikatet.
Jens har kikket på nye pløkker hos Kibæk. Vi bestiller 30, 20 x 600 mm og 12 hjørne-øjer til barduner og 5 stk. afstands-stænger.
Loppekørsel og sortering:
Folmer har formidlet blanketter til genbrugspladsen, så vi kan komme gratis ind og aflevere affald.
Afleveres til Folmer Jensen, Kildevænget 8,
Annoncen er i avisen igen efter nogle misforståelser om banko/loppe annoncerne.
Loppemarked:
Vi fortsætter med indsamlingen, og håber at loppemarkedet kan afholdes til tiden. Hvis det viser sig, at det ikke er muligt, tager vi stilling til det når vi ved mere.
Pølsevogn:
Intet nyt.
Øvrige punkter til drøftelse og/eller beslutning:
-
Eventuelt:
-
Punkter til næste møde onsdag 17/6 2020 18:00:
Loppemarked og indsamling.
M.v.h.
Lars Folke
Referat St. Lyngby IF´s Venner bestyrelsesmøde
onsdag den 15. april 2020 kl. 19.00.
Fremmødt: Jens, Anders, Michael, Elith, Keld, Lars F.
Afbud: Lars H, Jan, Andreas,
Loppemarked:
Det blev diskuteret om det bliver til noget ? om vi kan få lov til at holde det og om vi evt. skal nedskalere til færre telte ?
Vi er blevet enige om at fortsætte med indsamlingen, og håber at loppemarkedet kan afholdes til tiden. Hvis det viser sig, at det ikke er muligt, tager vi stilling til det når vi ved mere.
Loppekørsel og sortering:
Bestyrelsen har forståelse for at der er nogle af loppehentere der ikke har lyst til at køre.
Der er 4 loppehentere der har meldt fra.
Bestyrelsen kan køre indtil videre når det er nødvendigt.
Telefon passerne opfordres til at bede folk om at sætte tingene i carport/udhus hvis det er muligt.
Udlejning:
Enkelte telte skal ud i juni, alle andre telte er rykket til august/september.
Godkendelse af telte er forsinket, men vi er på listen.
Pølsevogn:
Udlejninger er flyttet til efter sommerferien.
Øvrige punkter til drøftelse og/eller beslutning:
Eventuelt:
Punkter til næste møde torsdag 13/5 2020 18:00:
Loppemarked og indsamling.
M.v.h.
Lars Folke
Hej Venner,
Efter en lille snak mellem Formanden og undertegnet d.d, er vi blevet enige om at der TIDLIGST d. 4 April bliver lagt gulv i loppehallen.
Desuden er loppeindsamlingen udsat til TIDLIGST d. 18 April.
Jens snakker med loppetelefonisterne og orientere.
Der er dog en mulighed for at der er en afhentning af et dødsbo, som har ligget i flere måneder hos fru. Larsen, som var lovet til d. 4 April. Dette får vi styr på senere, når kunden er kontaktet.
Hvis i ikke hører mere, vil vi tage videre drøftelse ved bestyrelsesmødet d.2 April.
Håber alle er ved godt helbred...Og ikke mindst at det fortsætter. 😊
Vh.
Michael.
Referat St. Lyngby IF´s Venner ordinære bestyrelsesmøde
onsdag den 4. marts 2020 kl. 18.00.
Fremmødt: Jens, Anders, Jan, Andreas, Michael, Lars H., Elith, Keld, Lars F. & Rene Larsen
Afbud: -
Re-Certificering af telte:
Certificeringen udløber 1/6, René sørger for at få godkendt:
· 10*21 det store hvide telt
· 48 m egne telte
· 24 m Skævinge telte
Det koster 4000 kr. og certificeringen holder 5 år.
Der skal købes ny pløkke hos Kibæk 20*800mm - Jens
Opstilling til loppemarked:
René har opdateret teltplanen til loppemarkedet.
Der skal opsættes flugtvejsskilte på pladsen
Der skal fabrikeres træplader med advarselskilte, så de kan genbruges.
Der skal laves plantegninger med boderne for kaffeteltet, hallen.
I loppehallen må/kan der max være 150 pers. (Skilt)
Jens og René sørger for målfaste tegninger.
Vi skal søge kommunen om at benytte hallen (Peter/Anders) og banerne (Hillerød ejendomme) - René
Forsikring af teltudlejningen:
Jan har læst forsikringspolicen, der er ikke nævn teltopsætning, vi skal nok have fat i en forsikringsmægler.
Vi har ansvar-, ejendoms-(nr. 7), erhvervsløsøre- (nr.7) og erhvervsløsøreforsikring i Danmark (brand).
Ansøgninger:
Ingen
Kassereren om økonomi mm.:
Intet nyt
Udlejning:
Keld har opdateret listen, der er udsolgt i maj og juni.
Michael har inviteret bestyrelsen til en ny app, MinForening. Vi forsøger at koordinere teltopsætningen i app’en i år.
Loppekørsel og sortering:
Der er indkaldt til opstartsmøde 25/3 kl. 19.
Lene, Keck og Palle tager telefoner igen i år.
Den blå bil har været en tur hos mekanikeren. Jen taler med han om højre forhjul (der er fladt).
Artikel i avisen – Lars taler med Keck. Evt også en lille artikel hvis der er nogen der kan skrive den ?
ØKO-dagen 19. april.
Keld er tovholder og koordinerer bemanding
Opsætning fredag 16:00,
Kageboden: der mangler kagebagere men der er bemanding til dagen.
Pølseboden: det skulle være på plads.
Parkering: vi stiller 3 mand til den ene plads, Erik stiller folk til den anden.
René lejer ekstra dankortterminal.
Der er lavet en indkøbsliste.
Per hjælper med el-installationen.
Pølsevogn:
Udlejet 17/3 og 21/5.
Øvrige punkter til drøftelse og/eller beslutning:
Jens m.f. var til hovedforenings generalforsamling, alle poster blev besat.
De planlægger standerhejsning og sommerfest.
Eventuelt:
28/3 9:00 plader på loppehallen, der mangler et jern til portåbningen.
Punkter til næste møde torsdag 2/4 2020:
Øko-dag, telte (opsætning/nedtagning), J Lars Folke
Referat St. Lyngby IF´s Venner ordinære bestyrelsesmøde
onsdag den 5. februar 2020 kl. 18.00.
Fremmødt: Jens, Anders, Jan, Andreas, Michael, Lars H., Elith, Lars F.
Afbud: Keld
Konstituering:
Sekretær: Lars Folke, kasserer: Jan, næstformand: Anders, formand: Jens
Lars Folke sørger for overlevering fra Henrik Keck.
Ansøgninger:
Ingen
Kassereren om økonomi mm.:
Mail fra gældsopkrævning fra 2015 – manglende vægtafgift 3800.
Mail fra Danske Bank der er penge på en gammel konto. De to poster udligner næsten hinanden
Nyt vedr. udlejning:
Det undersøges om der kan bookes/kommunikeres med hjælpere i google.docs. eller en app? (Michael)
Keld er stadig booker,
Jens har talt med René i om godkendelse af teltsikkerhed. René inviteres til næste møde. (Jens)
Der skal kigges på forsikring af evt. ”pløkskader” af fjernvarmerør mm. (Jan)
Der skal sættes en ansvarsfraskrivelse ind i lejekontrakten.
Nyt vedr. loppemarked:
Loppe-hentere – listen opdateres (Anders)
René har sagt ja til at stå for teltsikkerheden.
Vi lægger plader på gulvet i loppehallen 28/3-2020 kl. 09:00
Første loppetur 4/4-2020
Opstartsmøde: onsdag 25/3 19:00 (Anders)
Hvem kan man ringe til med effekter i år: Lene, Keck, Palle ? (Anders)
Endnu færre sofaer i år.
Vi skal kontrollere byggehegnene når vi lægger plader på loppehallen.
Andre arrangementer:
ØKO-dagen 19. april.
Jens holder fri, Keld plejer at være ansvarlig?
Der skal bestilles pølser og brød (flere end sidste år) i god tid.
Diverse møder:
Jens har været til generalforsamling i alle afdelinger, der er valgt bestyrelser hele vejen rundt.
Der er hovedbestyrelses generalforsamling 24/2.
Pølsevogn:
Udlejet 17/3.
Øvrige punkter til drøftelse og/eller beslutning:
-
Eventuelt:
Den blå bil skal på værksted – Anders Jensen er på sagen
Punkter til næste møde onsdag 4/3 2020:
Loppemarked, ØKO-dag, teltsikkerhed.
J Lars Folke
Kære VENNER
Tak for et fantastisk samarbejde gennem 8 år – det har været en fornøjelse.
Jeg ønsker jer al mulighed held og lykke i det fremtidige arbejde – I har en stærk bestyrelse med masse af arbejdskraft, visioner og humor.
Jeg melder mig klar til ØKO-dag og loppetelefon…..og Jan, jeg vil også gerne melde mig ind i VENNER…
Og tusind tak for den fine gave.
GENERALFORSAMLING 2019
Søndag d. 26. jan. 2020 kl. 10.30
Referat
Fremmødte: 21
1 minuts stilhed for Æresmedlem; Knud Ole Jensen.
1. Valg af dirigent
Ole Jensen blev valgt.
2. Årsberetning v/Jens Hansen
Konstituering:
Formand: Jens W. Hansen
Næstformand: Anders Andersen
Kasserer: Jan Enevoldsen
Sekretær: Henrik Keck
Medlemmer:
Michael Larsen
Keld Hjort Olsen
Lars Folke Jørgensen
Suppleanter:
Elith Andersen
Lars Hansen
Formand Jens W. Hansen afholdt sin årsberetning med fokus på loppemarked, og teltudlejning, der foreningens hovedopgaver.
Formanden gav udtryk for generel tilfredshed over 2019. Trods tilbagegang rent økonomisk, har det været et godt år, hvor det igen har været muligt at støtte ungdomsafdelingerne med op imod 220.000.
Omkring teltudlejning har det været et anderledes år, da Henning ikke længere hr varetaget denne opgave.
Bestyrelsen har selv stået for udlejning og bemanding og det er gået over al forventning. Der er stadig plads til forbedringer – det arbejdes der på i 2020.
Venneprisen: René Larsen
Tillykke til Carl Hansen med den runde fødselsdag i 2019.
Tak til alle for det store arbejde.
Kommentarer:
Ingen kommentarer og godkendt med klapsalver.
3. Forelæggelse og godkendelse af det reviderede regnskab v/Jan Enevoldsen
Jan fremlagde og kommenterede det reviderede regnskab.
Hovedtal:
Årets tilskud til afdelingerne: 217.477,60 kr.
Årets resultat: -33.060, 96 kr.
Egenkapital 31.12.19: 1.188.185,66 kr.
Kommentarer:
4. Fastsættelse af kontingent for det kommende år
Uændret: 75 kr. årligt
5. Behandling af indkomne forslag: Ingen
6. Valg af bestyrelsesmedlemmer og revisor
Bestyrelsesmedlemmer på valg:
Jens W. Hansen – genvalgt
Jan Enevoldsen – genvalgt
Michael Larsen – genvalgt
Henrik Keck – ønsker ikke genvalg
Nyvalgt – Andreas Kristiansen
Revisor på valg:
Torben Ryberg - genvalgt
Valg af 2 bestyrelsessuppleanter på valg:
Elith Andersen - genvalgt
Lars Hansen - genvalgt
Valg af 1 revisorsuppleant på valg:
Per Felby - genvalgt
7. Eventuelt
Kommentarer:
Jesper Sørensen: Er ikke klar over at man kan bliver medlem af VENNER. Bestyrelsen arbejder på en måde at synliggøre os selv!!
Egon Madsen: Foreslår at vi er mere aktive i hvervningen af medlemmer – f.eks. ved Loppemarkedet.
Peter Spanggaard:
På vegne af IF, takker Peter for de enestående økonomiske tilskud til ungdomsarbejdet. Kun pga. disse tilskud kan IF fungere så godt som den gør.
Peter orienterede kort om Liv og Glade dage. Ønsket er på kort sigt en multibane i skolegården, hvor VENNER måske kan være behjælpelige omkring økonomien.
Peter orienterede ligeledes om nogle af IF´s planer i 2020.
Kirsten Larsen:
Spørger til tilskud til dilettant. Bestyrelsen melder tilbage snarest.
Jens W. Hansen: Kommenterede på Peters indlæg og lover, at VENNER vil bakke op om IF aktiviteter så godt som muligt.
Anders Andersen: Venner takker Per Lyngsie for det store arbejde og det gode samarbejde gennem mange år.
Jens Hansen: Takker afgående medlem Henrik Keck for indsatsen gennem 8 år. Håber, at VENNER fortsat kan regne med ham en gang imellem.
Dirigenten lukkede forsamlingen og formanden sørgede for, til sidst, et 3-foldigt leve for Store Lyngby IF, VENNER….og så var der gule ærter til alle….
Ole Jensen
Dirigent
Henrik Keck
Referent
Referat St. Lyngby IF´s Venner ordinære bestyrelsesmøde
tirsdag den 7. januar 2020 kl. 18.00.
Afbud: Michael
Ansøgninger:
Ingen
Kassereren om økonomi mm.:
Alvent A/S ønsker ikke at være sponsor i fremtiden.
Jan orienterede om Regnskab 2019, der vil blive fremlagt på Generalforsamlingen den 26. januar 2020.
Nyt vedr. teltudlejning:
Der er forhåndsudlejet telte for ca. 40.000 i 2020.
Keld undersøger, til februarmødet, forsikringsforhold og ansvar, hvis der sker skader på eksempelvis elkabler, telefonkabler o. lign. i forbindelse med teltopsætninger.
Jan undersøger i policen omkring ansvarsforsikring omkring ovenstående.
Michael arbejder fortsat på teltbemandingsprocedure. Tages ligeledes op til februar.
Nyt vedr. loppemarked:
Vi tager stilling til, hvordan vi håndterer de forskellige ansøgningsopgaver, på de kommende møder.
Vi skal være opmærksomme på at komme i gang i god tid!!
Andre arrangementer:
Generalforsamling, 26. januar 2020 i Klubhuset m. spisning i 7´eren
Der er styr på madholdet.
Anders og Michael tager sig af det øvrige praktiske.
Bestyrelsen møder ind kl. 10.00 og sætter op.
Afbud fra Keld Hjort Olsen og Lars Hansen.
Henrik spørger relevant dirigentemne.
Diverse møder:
Novembermøde med IF
Et roligt og uformelt samarbejds- og fordelingsmøde med idrætsforeningen i, sædvanlig, god og positiv tone.
VENNER imødekom alle økonomiske ønsker, under forudsætning af, at afdelingerne lever op til kravene beskrevet i vedtægterne.
Pølsevogn:
Intet
Øvrige punkter til drøftelse og/eller beslutning:
Drøftelse af bestyrelsesemner.
Elith taler med Anders M. J. om bilernes ”form” og om eventuel anskaffelse af en erstatning for den orange.
Eventuelt:
Medlemstallet er en smule dalende – hvordan forholder vi os til det?
Punkter til næste møde onsdag. 5. februar 2020:
Konstituering, Jens
Planlæggelse af møderækker, Jens
Teltprocedure, Michael
Forsikringsforhold omkring teltopsætning, Keld/Jan
Medlemstallet, fælles drøftelse