2016 - LOPPEMARKEDET.net

Referat af St. Lyngby IF, Venners ordinære bestyrelsesmøde onsdag den 5. oktober 2016 kl. 18.00

Afbud: Michael og René

Ansøgninger:
Vi besluttede at opjustere beløbene til bevilgede ture således:
1 dages ture max 450 kr. pr. ungdomsspiller.
Flere dages ture max 750 kr. pr ungdomsspiller.

Kassereren om økonomi mm.:
Jan redegjorde for omsætningen på loppemarkedet - der finregnes senere, men omsætningen er tilsyneladende ikke nær så høj som først optalt.
Vi skal være skarpere, på dagen, omkring optælling af kasserne fra boderne.

Nyt vedr. teltudlejning:
En god sæson er slut.
Henning sørger for, at teltene bliver vasket til næste forår.

Nyt vedr. loppemarked:
Evaluering og fokuspunkter i blandet flok:
Bred tilfredshed med hele forløbet: opsætning, afvikling og oprydning.
Fokus på en bedre måde at bruge mobilpay på.
Husk sluttidspunkt og entre i annoncer og på plakater!!!!
Flere besøgende - lidt færre kr. pr. mand
Lidt mere kritisk ved afhentning og spørge mere ind til, hvad folk vil af med - bl.a. for mange sofaer, der er for dårlige.
Skrappere gul plakat, måske noget andet papir!?
Tydeligere afhentningsannonce i ugeaviserne.
Der skal tales tydeligere til folks moral og etik i forhold til flere ting.... - bedre kommunikation mellem bestyrelse, bodformænd og hjælpere.
Ole Jensens forslag og overvejelser drøftes frem mod næste loppemarked.

Vi afholder evalueringsmøde onsdag den 26. oktober kl. 19.00 i Klubhuset.
Henrik indkalder bodformændene. Jens sørger for kage.

Andre arrangementer:
Henrik inviterer relevante personer til jule/vennetur.

Diverse møder:
Fordelingsmøde med IF er den 16. nov. kl. 19.00 med spisning. Jens er tovholder.

Pølsevogn: Ingen
Øvrige punkter til drøftelse og/eller beslutning: Ingen
Eventuelt: Ingen

Punkter til næste møde 2. november 2016 i Klubhuset, kl. 18.00 m. spisning. HUSK afbud til René senest torsdagen inden.:
Ansøgninger
Vennepris

Referat af St. Lyngby IF´s Venner ordinære bestyrelsesmøde onsdag den 7. september 2016 kl. 18.00

Afbud: Elith

Ansøgninger:
Kort drøftelse af regulering af tilskud til ture og stævner.

Kassereren om økonomi mm.:
Aftaler om varetagelse af kassererens opgaver if. med loppemarked
Michael overtager at hente vekslepenge i boderne efterhånden som, det bliver nødvendigt.
Optællingen foregår som det plejer. Jens taler med Dorthe M. om indtastninger i regneark og powerpoint.
Jens og Jan aftaler afhentning af penge og fordeling i kasserne.

Nyt vedr. teltudlejning: Ingen

Nyt vedr. loppemarked:
Mobilpay kan kun bruges som hævemulighed.
Michael sørger for skilte omkring kontanthævemulighed og at der kun kan betales kontant i boderne.
Jan sørger for ekstra kontanter.
Michael er tovholder på banneropsætning.

Motorkøretøjer i hallen må kun køre på gulvtæppet
Jens sørger for at bemande plakatruterne
Vi forsøger med massiv annoncering på Facebook og undlader annoncer i FAA og Søndagsavisen.
Topper, Keld og Martin - wc-folk
Vi giver en gratis billet til dilettant 2017 til registrerede medhjælpere.

Andre arrangementer:
Vennetur og julefrokost lægges sammen - Henrik og Rene ' er tovholdere.

Diverse møder:
Eventuelt loppeevalueringsmøde? Besluttes på næste bestyrelsesmøde.

Pølsevogn: Ingen

Øvrige punkter til drøftelse og/eller beslutning: Ingen

Eventuelt: Ingen

Punkter til næste møde 7. september 2016:
Indkøb hos Stark, retningslinjer
Evaluering af Loppemarked - loppeevalueringsmøde??
Regulering af tilskud if. med Ungdomsturneringer og stævner.

Næste møde 5. oktober i Klubhuset, kl. 18.00 m. spisning. HUSK afbud til René senest torsdagen inden.

Referat af St. Lyngby IF´s Venner ordinære bestyrelsesmøde onsdag den 10. august 2016 kl. 18.00

Afbud: Lars
Ansøgninger: Ingen

Kassereren om økonomi mm.:
Jan kan ikke deltage i Loppemarkedet 2016.

Teltregnskab for første halvår: 85.000

Indkøbt ny dankortterminal.

To biler er nysynet.

Jan gør opmærksom på, at vi skal gøre os helt klart, hvordan vi håndterer Mobilpay på loppemarkedet - betaling via MobilPay kan ikke registreres på den enkelte bod. Vi overvejer, at MobilPay udelukkende skal fungere som en mulighed for at hæve kontanter.

Nyt vedr. teltudlejning:
Overvejelse om at betaling for leje af telt, skal ske inden opsætning - for at undgå restancer.

Nyt vedr. loppemarked:
Lidt færre småting, end der plejer at være.

Vedtaget, at annoncerne bliver større og tydeligere i aviserne. Michael og Henrik arbejder intenst på sagen.

Jens kontakter Tisvilde for lån af telt.

Bespisning er på plads.

Opmærksomhed på ny "wc-mand" + en formand til Legetøj!!

Andre arrangementer:
Ål og flæsk er den 26. august i Klubhuset kl. 18.00. Konceptet bliver (lidt) nyt - vi arbejder på sagen. Rene' er tovholder og sørger for at invitere loppehentere, sorterere og teltfolk.

Diverse møder:
Ideen om et dialogmøde med IF om fælles profilering, er lagt i dvale. IF er selv i gang med at arbejde på en ny struktur - vi stiller os til rådighed, såfremt IF´s bestyrelse ønsker det.

Pølsevogn: Ingen

Øvrige punkter til drøftelse og/eller beslutning:
Der er lagt tag på udedepotet v. Hallen
Ændring til hjemmesiden: telt og pølseansvarlig skal flyttes op på forsiden.

Eventuelt: Ingen

Punkter til næste møde 7. september 2016:
Indkøb hos Stark, retningslinjer
Loppemarkedet bl.a. MobilPay og alt det praktiske

Næste møde 7. september i Klubhuset, kl. 18.00 m. spisning. HUSK afbud til René senest torsdagen inden.

Afbud: Elith

Referat af St. Lyngby IF´s Venner ordinære bestyrelsesmøde onsdag den 1. juni 2016 kl. 18.00

Afbud: René

Ansøgninger: Ingen

Kassereren om økonomi mm.:
Økodag
Omsætning 66.680
Overskud 27.000 ca.

Tilbud på ny dankortterminal: 8.400.
Jan indkøber snarest.

Der har været noget forvirring omkring fakturaer fra STARK - hvem der har indkøbt, hvem er varerne til, er det VENNER, der skal betale mm.
Vi skal have udarbejdet nogle retningslinjer og procedurer for indkøb hos STARK, således der ikke opstår misforståelser.

Nyt vedr. teltudlejning:

Nyt vedr. loppemarked:

Andre arrangementer:
Der blev spurgt ind til den årlige Vennetur for bestyrelsen samt æresmedlemmer m.fl.
René og Henrik arbejder på sagen…

Diverse møder:
Brevet til IF omkring fremtidigt samarbejde blev drøftet. Punktet tages op igen den 10. august for endelig formulering.

Pølsevogn:
Er udlejet 3 x 1 uge henover efteråret. Samlet pris 8.000

Øvrige punkter til drøftelse og/eller beslutning:

Eventuelt: Ingen

Punkter til næste møde 10. august 2016:
Invitation til IF
Status på Loppemarked
Indkøb hos STARK - procedure

Næste møde 10. august i Klubhuset, kl. 18.00 m. spisning. HUSK afbud til René senest torsdagen inden.

Referat af St. Lyngby IF´s Venner ordinære bestyrelsesmøde onsdag den 6. april 2016 kl. 18.00

Afbud: Ingen

Ansøgninger: Ingen

Kassereren om økonomi mm.:
MobilePay og Swipp forventes at blive taget i brug på øko-dagen. Jan søger for opslag med telefonnummer osv. plus 6000 i byttepenge.
Rene' lejer en dankortterminal som yderligere service til økodagen.

Nyt vedr. teltudlejning:
De gamle rustne stole kasseres. Henning undersøger markedet for indkøb 50 nye stole med vedligeholdelsesvenlig polstring. Hvis ikke dette findes, indkøbes 50 stabelstole, som vi kender dem.
Michael har undersøgt materiel, der kan gøre det lettere at opsætte telte. Der arbejdes videre med sagen. Jens undersøger priser på relevant materiel.

Nyt vedr. loppemarked:
Michael er i fuld gang med at udarbejde skilte til diverse - boder og parkering.

Andre arrangementer:
ØKO-dag
Der er styr på det hele - mandskab, bespisning osv. til søndag. Mødetid kl. 8.00.
Der er styr på opsætterne til lørdag kl. 9.00.

Gymnastikopvisning
Vi deltager med seks repræsentanter til Gymnastikopvisningen.

Diverse møder:

Pølsevogn:
Er udlejet tre, fire gange i løbet af foråret.

Øvrige punkter til drøftelse og/eller beslutning:
Der arbejdes fortsat på halvtaget over jernafdelingen. Forventes lagt i løbet af forår/sommer.

Punktet omkring dialogmøde med IF udskydes. Henrik har ikke haft tid til at skrive invitationen og IF´s bestyrelse er endnu ikke fuldt besat.
Punktet tages med på mødet i maj eller juni.

Eventuelt: Ingen

Punkter til næste møde 4. maj 2016:

Afbud Jan og Henrik

Referat af St. Lyngby IF´s Venner ordinære bestyrelsesmøde onsdag den 2. marts 2016 kl. 18.00

Afbud: Elith

Ansøgninger: Ingen

Kassereren om økonomi mm.:
Kontingentopkrævning er sendt ud.
Fakturaer er sendt ud til sidste års sponsorer.
Vi gør opmærksom på, på hjemmesiden, hvordan man bliver medlem af VENNER.
Mobile Pay er lige på trapperne.

Nyt vedr. teltudlejning:
Rene' formidler de nye hjælpernavne til Henning. Vi afventer respons fra Henning i forhold til, om der skal gøres yderligere i den nye sæson.
Rene' taler med Henning, om der skal foretages indkøb af tekniske hjælpemidler.

Nyt vedr. loppemarked:
Vær opmærksom på, at vi ikke kører langt kun efter tv apparater. De kan blive vanskelige at komme af med i år.
Michael er i undersøgelsesfasen omkring diverse skilte - pladsen, hallen og parkering.

Andre arrangementer:
Øko-dagen
Vi stiller med 4-5 mand til hjælp til parkeringen.
Keld sørger for personaleliste og opgavefordeling som de tidligere år.
Keld er tovholder og sørger for at indkalde til planlægningsmøde.

Diverse møder:
Møde med loppefolk 16. marts i Klubhuset kl 19.00.

Pølsevogn: Ingen

Øvrige punkter til drøftelse og/eller beslutning:
Drøftelse af hvordan vi sammen med IF skaber en synlig profilering af Store Lyngby IF og Venner.
Beslutning: Henrik formulerer et opfordrende brev til Hovedbestyrelsen i forhold til et dialogmøde omkring en fælles profilering, herunder; eventuelt en ny udgave af Klubbladet.

Eventuelt: Ingen

Punkter til næste møde 1. april 2015:
Finpudsning af Økodag
Godkendelse af brev om dialogmøde med IF

Referat af Bestyrelsesmøde 10. februar 2016

Afbud: Keld

Konstituering

Formand: Jens Hansen
Næstformand: Rene' Larsen
Kasserer: Jan Enevoldsen
Sekretær: Henrik Keck

Bestyrelsesmedlemmer
Anders Andersen
Michael Larsen
Keld Hjort Olsen

Suppleanter
Elith Andersen
Lars Hansen

Ansøgninger:
Fodboldafdelingen ansøger om ekstraordinært tilskud på 7000 kr. til u13 til bustransport til Fredericia - Landsmesterskaberne i indendørs fodbold

Henrik formulerer svar til fodboldafdelingen.

Kassereren
Sender kontingentopkrævning ud i disse dage.

Teltudlejning
Ingen pkt.

Loppemarked
Indsamling begynder 2. april. 1. annonce kommer i ugeposterne 22. marts.
Pladerne lægges på 2. april kl. 8.00
Møde med loppeindsamlere og -sorterere kl. 19.00 onsdag den 16. marts i Klubhuset. Rene' indkalder.
Jens, Rene', Lars, Elith og Michael deltager. Jens sørger for kaffe og kage.
Jens overvejer, hvordan vi kan imødekomme ønsket om et halvtag over den udendørs opbevaring.

Forslag:
Anskaffelse af Beach skilte til at markere parkeringspladsen. Drøftes på næste møde.
Videreførelse af de gul/røde skilte - Michael arbejder videre med sagen.
Overvejelser om etablering af bod med "anden etnisk" bespisning. Henrik arbejder videre.

Andre arrangementer
Øko-dag. Lundholm ønsker vores hjælp til parkering.
Jens taler med Anders M. J. om det er en opgave, vi kan magte. Tages op på næste møde.

Diverse møder
Bestyrelsesmøder 1. onsdag i måneden.
Fordelingsmøde med St. Lyngby IF, 16. november 2016.

Pølsevognen
Anders tilretter priserne. Udlejes med omtanke i forhold lejer, sted mv.

Øvrige punkter:
Elith har undersøgt reglerne om kørsel med den store bil. Afventer svar fra de offentlige instanser.

Eventuelt
Henrik kontakter Gymnastikafdelingen mht. information om Venner på indgangsbilletten til opvisningen

Punkter til næste møde
Stillingtagen til teltudlejning i fremtiden
Parkering på øko-dagen og økodagen i det hele taget.
Fælles profilering af IF og Venner
Indsamling af TV-apparater til Loppemarked?

GENERALFORSAMLING 2015
Store Lyngby IF, VENNER
Søndag d. 31. jan. 2016 kl. 10.30

Referat

Formand, Jens Hansen, bød 17 fremmødte medlemmer velkommen og Generalforsamlingen indledtes med 1 minuts stilhed for to afdøde medlemmer; Ib Hansen og Carl Erik Nielsen

1. Valg af dirigent
Ole Meldgaard Jensen

2. Årsberetning
Jens Hansen aflagde sin Årsberetning indeholdende årets højdepunkter, aktiviteter og øvrige arbejdsopgaver, herunder:
Øko-dag, jubilæumsfest, udlejning af pølsevogn og telte, Loppemarkedet og diverse praktiske opgaver året har bragt.
Et travlt og spændende år med rigtig gode indtægter.

Formanden takkede endvidere de mange trofaste hjælpere der, gennem året, har lagt megen tid og kræfter i arbejdet for VENNER.
En særlig tak til teltfolk, loppeafhentere og -sorterere og til Anders Jensen for at holde vognparken i ordentlig stand.

Endvidere berettedes kort om projektet Liv og Glade dage i Ll. Lyngby, der stadig er i proces og om de overvejelser, der gøres i den forbindelse - bl.a. med konsulentbistand.

Formanden orienterede om, at Lone Andersen modtog Venneprisen 2015 for stor og dygtigt arbejde og at Henning Larsen og Anders Jørgensen er blevet udnævnt til Æresmedlemmer for mangeårig tro, god og arbejdsom tjeneste i Venneregi.

Endeligt takkede Formanden afdelingerne for godt arbejde og fastslog at VENNER gerne støtter et godt initiativ.
Ligeledes en tak til Hovedafdelingen for godt samarbejde - et samarbejde, der skal udvikles til gavn for alle, bl.a. i form af en tydeligere profil i lokalsamfundet.

Kommentarer til Årsberetningen:
Formand for St. Lyngby IF, Per Lyngsie roser VENNER for et flot stykke arbejde og ser frem til et endnu tættere samarbejde i fremtiden.

3. Forelæggelse og godkendelse af det reviderede regnskab
Kasserer, Jan Enevoldsen, redegjorde for regnskabet og uddybede nøgletallene. Trods en del ekstraomkostninger og uddeling af jubilæumsgave samt afholdelse af Jubilæumsfest, træder VENNER ud af 2015 med et tilfredsstillende resultat.

Der blev under punktet spurgt ind til faldende sponsorindtægter.
Bestyrelsen kunne svare, at pga. af intern kommunikationsfejl, er der ikke sendt faktura ud til sponsorerne på T-shirtsne 2015 (dette vil blive rettet snarest) og at sponserarbejdet i de seneste år ikke har været prioriteret i særlig grad.

4. Fastsættelse af kontingent for det kommende år
Uændret - 75,00 årligt.

5. Behandling af indkomne forslag
Ingen indkomne forslag.
Bestyrelsen opfordrer til, at medlemmer sender forslag skriftligt til et bestyrelsesmedlem - forslagene vil således blive behandlet løbende på bestyrelsesmøderne.

6. Valg af bestyrelsesmedlemmer og revisor

Bestyrelsesmedlemmer på valg:

Jens Hansen – 2 år, genvalgt
Henrik Keck – 2 år, genvalgt
Michael Larsen – 2 år, genvalgt
Jan Enevoldsen – 2 år, genvalgt

Revisor på valg:

Torben Ryberg, genvalgt

Valg af 2 bestyrelsessuppleanter på valg:

Elith Andersen, genvalgt
Lars Hansen, genvalgt

Valg af 1 revisorsuppleant på valg:

Per Felby, genvalgt

7. Eventuelt
Under punktet drøftedes løst og fast og forskellige forslag blev bragt op - forslag bestyrelsen vil arbejde med i kommende periode.

Generalforsamlingen afsluttedes med et trefoldigt leve for Store Lyngby IF, VENNER

Referat af St. Lyngby IF´s Venner ordinære bestyrelsesmøde onsdag den 6. januar 2016 kl. 18.00

Tilstede: alle

Ansøgninger: ingen

Kassereren om økonomi mm.:
Ny konto i Nordea er oprettet.
Forsikringer er betalte
Jan udarbejder regnskab til Generalforsamlingen

Nyt vedr. teltudlejning:
Vi har fået 5 nye teltopsættere og en loppeafhentere

Nyt vedr. loppemarked:

Andre arrangementer:
Generalforsamling 31. januar
- årsberetning, Jens
- regnskab, Jan
- åbne Arresøhus for kokken kl 8.00, Henrik
- indkøb til mad, gule ærter og pølsebord og drikkevarer, Keld
- dirigent, Henrik taler med relevante
- vedtægter, Jan
- dagsorden, Henrik

Bestyrelsen møder kl 9.30

Øko-dag
Afholdes på Lundholm den 17. april 2016.
Vi deltager igen i år.

Diverse møder:
Liv og glade dage
Jens orienterede om et konsulentmøde, hvor der blev stillet interessante spørgsmål til projektet.
Hvad vil vi med projektet?
Hvad er folks behov?
Vi hører mere, når projektgruppen har haft møde.

Pølsevogn:
Drøftelse af betaling for leje af pølsevogn. Anders undersøger, hvad andre tager og vi regulerer priserne herefter.

Øvrige punkter til drøftelse og beslutning: ingen

Eventuelt:
En tagrende er blevet ødelagt på loppehallen, da en lejer af pølsevognen skulle sætte den på plads. Vi har fået 5000 kr. af pågældende og ny tagrende indkøbes og opsættes.
Kunststofbanen er renset og "rejst".
Henrik inviterer loppehjælpere til Dilettant via diverse sociale medier og hjemmesiderne

Punkter til næste møde 10. februar kl. 18.00:
Konstituering
Opstart på loppemarked, herunder behandling af forslag fra evalueringsaften
Økodag
Fastsættelse af datoer til årets møder