2014 - LOPPEMARKEDET.net

Referat af St. Lyngby IF´s Venner ordinære bestyrelsesmøde onsdag den 8. oktober 2014 kl. 18.00

Fraværende med afbud: Dan og Anders
Ansøgninger:
Ansøgningsfrist 1. november – behandles på næste møde.

Kassereren om økonomi mm.:
Økonomi, loppemarked
Jens orienterede om økonomien – overskud fra loppemarkedet er ikke endeligt opgjort.

Nyt vedr. teltudlejning:
Tagrender er indkøbt og taget i brug.

Nyt vedr. loppemarked:
Evaluering – hvad gik godt, hvad kan/skal gøre anderledes?
Overordnet tilfredshed.
Opmærksomhed på for mange mennesker i hallen, placering af boder og evt. flytning af boder.
Mere synlighed om indgang og opbevaring – evt. bannere.

Ensretning af skiltefarver og design?
Evaluering m. loppeformænd – hvis, hvordan og hvornår?
Henrik indkalder loppeformændene til evalueringsmøde. Afholdes på Arresøhus, 22.10.14 kl. 19.00. Jens booker huset og René sørger for vådt og tørt.

Andre arrangementer:
Liv og Glade dage…
Arbejdsgruppen har formuleret brev til kommunen, og afventer svar om status.

Pølsevogn:
Husk at lukke døren efter brug – vi ønsker ikke mus vognen!

Øvrige punkter til drøftelse og/eller beslutning:
Opdatering af hjemmeside – evt. samme webmaster som IF?
Henrik kontakter IF´s webmaster med forespørgsel om, han vil overtage vedligeholdelse af sitet. Vi ønsker et nyt og mere tidssvarende design.

Eventuelt:
Lars kontakter Peter om opstaldning af bilerne
Anders M. Jensen ser på bilernes tilstand og reparerer lidt på dem…

Punkter til næste møde….
Behandling af ansøgninger, herunder planlægning af møde m. IF om ansøgninger
Jubilæum
Vennepris mm.
Generalforsamling

Referat af St. Lyngby IF´s Venner ordinære bestyrelsesmøde onsdag den 3. september 2014 kl. 18.00

Tilstede: Jens, Anders, Michael, Lars, Elith, René og Henrik

Ansøgninger:
Der kan ikke søges mundtligt om økonomiske tilskud – alle ansøgninger skal gå gennem de respektive afdelingers bestyrelser.

Kassereren om økonomi mm.:
Jens og Dan arbejder på, hvordan vi håndterer fremtidige "bankforretninger" mest hensigtsmæssigt – bl.a. i for hold til Loppemarkedet.

Nyt vedr. teltudlejning:
René finpudser teltbrochuren, således den er klar til loppemarkedet.
Henning har lavet en fin oversigt over telte, borde og stole og Jens giver ham besked om at indkøbe de tagrendemeter, der er brug for.

Nyt vedr. loppemarked:
Planlægning af Loppemarked 2014
Teltopsætning
Pladsen opsættes som 2013, dog rykkes kaffeteltsiden et par meter nærmere Meløse og legetøjsteltet udvides med 6x12m.
OBS på at der er folk nok til oprydningen om mandagen – der spørges til Ål & flæsk
Klisterdag + skilteopsætning
Jens skærer yderligere 50 plader, da der ikke bliver klistret på diverse bokse, busskure, vægge osv.
René indkøber lange strips og Jens indkøber klister og skraldesække.
Klisterdag er 10. sept. i loppehallen og der ophænges i dagene efter.
Tage opsætter i 32, 33, 34, 42, 43 og 44
Sejer: 49, 50, 51, 39, 40, 41 og 61
Anders og Michael: 74, 75, 84, 85 og 93
René: 62, 63, 71, 72, 73, 82 og 83
Anders M. J. i Gilleleje
Jens: 90, 91, 92 og 101
Lars og Elith: 55, 56, 57, 66 og 67
Søren: 54, 64 og 65

Antal fordeles efter klisterdag.

Bemanding af boder:
Er så småt ved at falde på plads. Det ser fornuftigt ud, men vi må gerne søge efter flere hjælpere.
Oma.
Jens sørger for 30 kr. poser fra Stark
Henrik taler med Jim om poser til boderne.
Generelt er der styr på sagerne…..

Ekstra møde den 17. september m. bl.a. Lone og Marina
Vi afholder et ekstra møde den 17. september 18.30 – Henrik indbyder Lone A. og Marina.

Andre arrangementer:
Ål & Flæsk afholdes 5. september på Arresøhus – bestyrelsen møder kl. 17.15.

Diverse møder:
Glade dage…
Arbejdsgruppen afventer udmelding fra Hillerød Kommune.

Pølsevogn:
Udlejet 18., 19. og 20. september.

Øvrige punkter til drøftelse og/eller beslutning:
Penge for udlejning af telte tilfalder altid Venner, uanset hvem, der sætter telte op – med mindre andet er forhåndsaftalt med Venners bestyrelse.

Eventuelt:
Henning har taget nogle stemningsbilleder fra teltopsætningen og skrevet lidt tekst. Vi forsøger at få det bragt i HIP.

Punkter til næste møde….17.9.14 kl. 18.30
Finpudsning af Loppemarked.

Referat af St. Lyngby IF´s Venner ordinære bestyrelsesmøde tirsdag den 5. august 2014 kl. 18.00

Tilstede: Jens, Lars, Michael, Keld, René og Henrik
Ansøgninger: ingen pkt.
Kassereren om økonomi mm.: Orientering om indestående
Nyt vedr. teltudlejning: Orientering om omsætning.

Nyt vedr. loppemarked:
Sponsorer på trøjer og plakater
Meløse Autolak er ikke aktuel – Peberholm, Alvent og CL undersøges.

Alt muligt om planlægningen…
Tisvilde-telt OK
René undersøger WC og Truck
Henrik sender medarbejderoversigt til bod-formændene
Jens har lånt stillads til eks. bøger
Indkøb af byggehegn

Andre arrangementer:
Ål & flæsk afholdes 6. sept. René og Lars arrangerer og René sender indbydelse ud.

Diverse møder:

Pølsevogn:

Øvrige punkter til drøftelse og/eller beslutning:

Eventuelt:
Drøftet indkøb af telttrailer – ikke aktuelt
Oprydning i loppehallen er tiltrængt. Der afsættes en lørdag formiddag – Jens er tovholder

Punkter til næste møde, 3.9.2014
Detailplanlægning af Loppemarked.

Referat af St. Lyngby IF´s Venner ordinære bestyrelsesmøde onsdag den 4. juni 2014 kl. 17.00

Tilstede: Anders, Keld, Lars, Dan, Jens og Henrik

Ansøgninger: Ingen punkter.

Kassereren om økonomi mm.: Orientering om indestående.

Nyt vedr. teltudlejning: Orientering om økonomi vedr. teltudlejning.

Nyt vedr. loppemarked:
Gennemgang af diverse indkøbslister
Dan havde samlet diverse bilag omkring indkøb til loppemarkedet – Henrik videregiver dem til
Lone og Marina.
I øvrigt findes der ingen projektbeskrivelse af etablering af ekstra dør i hallen.
Opmærksomheden skal skærpes omkring placering af brandudstyr mm. under loppemarkedet.

Andre arrangementer: Ingen punkter

Diverse møder: Ingen punkter

Pølsevogn: Ingen punkter

Øvrige punkter til drøftelse og/eller beslutning:
Anders M. Jensen er orienteret om bilindkøb. Han foreslår evt. indkøb af telttrailer.
Vi overvejer  - og undersøger, hvor mange der har trailerkort – Anders A. taler med Henning.

Eventuelt:
Næste møde flyttes til tirsdag den 5. august 2014 kl. 18.00.

Punkter til næste møde, 5. august 2014:
Diverse omkring Loppemarkedet

Referat af St. Lyngby IF´s Venner ordinære bestyrelsesmøde onsdag den 7. maj 2014 kl. 18.00

Tilstede: Alle (+ Lone A., Marina og Ole til pkt. omkring Loppemarked og Øko-dag.)

Ansøgninger:
Jens kontakter Morten M. for at afklare endeligt omkring økonomi vedr. måltavlen.

Der er bevilget yderligere økonomi til transport if. med Ungdomsstævne.

Kassereren om økonomi mm.:

Dan gør opmærksom på, at der er en del udgifter forbundet med den hvide bil. Vi bør være opmærksomme på at der skal indkøbes en ny bil til næste sæson. Anders A. tale med AMJ om dette.
Vægt: under 3500 kg m. bredt lad.

Nyt vedr. teltudlejning:
Det går fint og der er pænt booket i foråret.

Nyt vedr. loppemarked:
Ændring af indkøbsrutine, fødevarer – Lone og Marina deltager ved dette punkt.
Lone og Marina vil fremover står for samtlige indkøb af fødevarer og service. Tidligere lister skal medbringes til mødet i juni, således der kan skabes et overblik.

Indsamlingen går stille og roligt.
Henrik undersøger omkring tilladelse til opstilling af skilte i Hillerød, Halsnæs, Fr.sund, Allerød,
Gribskov og Fredensborg.
Ligeledes undersøger Henrik omkring banner i Hillerød.

Andre arrangementer:
Evaluering af Øko-dag, 13. april 2014 – Lone, Marina og Ole er inviteret til det punkt.
Øko-dagen gav en fornuftigt overskud.
Der er følgende opmærksomhedspkt.
1 salgssted mere
Dankortterminalen havde for mange udfald
Alt var udsolgt kl. ca. 13.00 – 1000 pølser og 750 stk. bagværk. Lidt mere til næste år…
Salgsplads i kaffe/kageboden var god – lidt højere borde
VIP-stande fungerede fint
Færre øl og vand – evt. brikjuice som supplement
Byttepenge var OK – 6.400,00
Flere pølsebakker og pølsebrød
Flere pølser til eftersalg (ikke grillede)
Godet med 2 slags – 2/3 alm. og 1/3 krydrede
Udvide med pommes frites?
Bedre afskærmning ved salgssted – for mange gik gennem boden
Evt. trøje til hjælperne
Stilladsplader til boder – leje eller indkøb

Fælles tur med IF – Rytteriet. Venner betaler bussen.

Diverse møder:
Glade dage-møde den 16. juni kl. 17.00 på Arresøhus, Jens deltager.

Pølsevogn:
Pølsevognen har fået logoer og er i øvrigt lejet ud til Præstegården 8/5 med bemanding og til Roskilde Dyrskue i slutningen af maj.

Øvrige punkter til drøftelse og/eller beslutning:

Eventuelt:

Punkter til næste møde – 4. juni kl. 17.00:
Gennemgang af indkøbslister

Referat af St. Lyngby IF´s Venner ordinære bestyrelsesmøde onsdag den 2. april 2014 kl. 18.00

Tilstede: Jens, Keld, Michael, René, Lars og Henrik

Ansøgninger: Ingen

Kassereren om økonomi mm.:
• Loppemarkedannoncer er betalt
• Dankortterminal er lejet ti Øko-dag
• Oversigt af kontobevægelser blev gennemgået

Nyt vedr. teltudlejning:
Der er indkøbt nye tagduge og tagrender. Tagduge er blevet renset og der er påsat logoer på gavlene.
Teltfolder er tæt på at være klar – der mangler blot nogle fotos.

Nyt vedr. loppemarked:
Loppeindsamling begynder 5. april kl. 9.00
Gulvpladerne lægges ud i hallen kl. 8.00

Andre arrangementer:
Øko-dag, 13. april 2014
Pølser og brød er bestilt.

Keld og René indkøber øko-øl, øl og sodavand samt øko-ketchup. Jens bestiller den øvrige garniture. Keld sørger for div. papservice samt grillkul.
Michael medbringer et antal VIP-stande, så de 3 køer til salgsboderne bliver tydelige.
Lisbeth laver prisskilte.
Alle hjælpere møder kl. 8.00, hvor der vil være morgenmad.

Der er opsætning af telt mm. lørdag den 12.4 kl. 9.00.

Diverse møder: Ingen
Pølsevogn: Intet

Øvrige punkter til drøftelse og/eller beslutning:
Drøftelse af fremtidige informationsmøder med bl.a. loppeafhentere og sorterere.
Hvis indholdet af mødet ikke er anderledes end i år, vil informationen i fremtiden ske pr. mail eller brev.

Eventuelt: Intet (det sker sjældent!)

Punkter til næste møde:
Evaluering af Øko-dag – Henrik inviterer Ole, Marina og Lone til spisning
Planlægning af indkøb til Loppemarkedet – Lone og Marina deltager.